تواصل معنا

كيف تكون أكثر فعالية في رسائلك الإلكترونية (إيميل)؟

كيف تكون أكثر فعالية في رسائلك الإلكترونية (إيميل)؟

دليل

كيف تكون أكثر فعالية في رسائلك الإلكترونية (إيميل)؟

لعلك كقارئ كمعظم الناس مررت بأوقات وفترات كثرت فيها الرسائل في البريد الإلكتروني بشكل لا يحتمل. ومع نموك في مجال عملك وتطورك فإن عدد المسؤوليات التي تتحملها سوف تزداد وتزداد كذلك أعباء عملك، مما يؤدي إلى زيادة عدد الإيميلات والرسائل التي تصلك (والاتصالات والاجتماعات كذلك) بشكل قد لا تعرف التعامل معه. ولكن لحسن الحظ هناك بعض الأمور التي يمكنك عملها للتعامل مع هذا الكم من الإيميلات.

إن العمل على استراتيجية تواصل فعالة قد لا يكون سهلاً في بداية الأمر ولكن إذا التزمت بهذه الأمور بشكل صحيح فإنها سوف تفيدك بالنهاية. وهنا نسلط الضوء على 6 استراتيجيات يمكنك استعمالها للسيطرة على زمام الأمور في بريدك الإلكتروني.

01_Always-Add-Value-to-the-Conversation

1. دائماً اعمل على إضافة القيمة إلى المحادثة

قبل أن تضغط على زر الإرسال، انظر إلى الرسالة وأسأل نفسك “هل أقوم بالرد لمجرد الرد؟”، إن كانت الإجابة هي نعم، فإنك بلا شك تضيع وقتك بدلاً من أن تنتج شيئاً ذو قيمة. فعندما تكتب رسالة في البريد الإلكتروني تأكد من أنك تضيف قيمة للمحادثة من خلال الرد على سؤال معين أو ما شابه.

02_Prioritize-Your-Replies

2. الأولويات في الرد

هذه النقطة في غاية الأهمية خصيصاً عندما يتعلق الأمر بالفعالية في إيميلاتك. فبدلاً من الرد على الإيميلات بناء على الأقدمية، اطلع عليها واعمل فصل بين “الأكثر أهمية” وبين الإيميلات التي لا داعي للعجلة فيها.

03_Save-Articles-and-Videos-for-Later

3. حفظ المقالات والفيديوهات لما بعد

كلنا نعلم أنه في عالم اليوم من السهل جداً أن يتشتت انتباه الفرد بسرعة على الانترنت. ولذلك فإنه من المهم أن يتم تأجيل المقالات والفيديوهات لوقت لاحق من اليوم. وإن وجدت أمر يلفت انتباهك وأنت تبحث في الإيميلات، قم بحفظه لقراءته في نهاية اليوم بالوقت المناسب.

04_Aim-for-a-24-hour-Response-Time

4. حاول الرد في خلال 24 ساعة

في سوق العمل فإن الرد في خلال 24 ساعة يعد أمراً طبيعياً وقد تتفاجئ بعدد المشاكل التي يتم حلها قبل أن ترد على الإيميل. إن المهارة اللازمة هي أن تعرف ما هي الإيميلات الهامة والتي تحتاج ردك تحديداً. وعليك أن تتذكر، إن وظيفتك وخبرتك العملية تعتمد على هذا الأمر، وليس مجرد الرد على كل الإيميلات.

05_Give-Tough-Emails-Their-Own-Time-On-Your-To-Do-List

5. إعطاء الإيميلات الصعبة حقها من وقتك وجدول أعمالك

إن معظم الناس ينجزون أفضل مهاهم في العمل من خلال التركيز على مهمة واحدة لمدة 45 دقيقة ومن ثم أخذ قسط من الراحة. وإن كنت تشعر أن هناك إيميل يحتاج إلى الكثير من التركيز فلا تخف من تطبيق نفس الاستراتيجية التي تتبعها في العمل على هذا الإيميل. يمكنك أن تعمل بسرعة على الانتهاء من الإيميلات السهلة والسريعة ومن ثم العودة بعد حوالي نصف ساعة للعمل على الإيميلات الهامة (على أن تتعامل مع كل إيميل على حدة).

06_Recognize-When-It_s-Time-To-Skip-an-Email

6. أن تعرف متى تترك الإيميل.

أحيانا يقع الناس في معضلة محاولة حل كل مشكلة عبر الإيميل، دون التفكير بمحدودية هذه التقنية والخدمة. إن كنت تشعر أنك تتراوح يمينا وشمالا دون حل المعضلة، اترك الإيميل وتحاور بشكل شخصي مع الشخص المعني أو اتصل بهم. سوف تتفاجئ من الخيارات التي قد تتاح أمامك عبر إجراء حوار من 5 دقائق فقط.

ما هي استراتيجيتك في التعامل مع الإيميلات؟ هل هناك أي نصيحة غفلنا عن ذكرها؟ شاركنا إياها في خانة التعليقات أدناه وإن كنت تبحث عن المزيد من المقالات و النصائح قم بالاطلاع على مقالنا عن كيفية العودة إلى جو العمل بعد الإجازة. احرص كذلك على متابعتنا على تويتر من خلال الضغط هنا.

Continue Reading
Dalia Gammal

Marketing Specialist PAYFORT

المزيد من دليل

بعض من مقالاتنا قد تعجبك ايضا:

الى الأعلى